System homepage on all displays
Systém je tvořen jednotlivými moduly. Konkrétní nastavení a specifický způsob využití jsou pro každou agenturu rozdílné. Mezi našimi agenturami máme zástupce zcela benevolentního a otevřeného způsobu interní spolupráce i zástupce velmi striktních nastavení. Oba krajní přístupy i cokoliv mezi tím jsou možné.

Co agentura získává systémem AD-IN-ONE?

Naši klienti nám potvrzují, že růst agentury je podmíněn pořádkem a nastavenými pravidly. Dokud je začínající agentura skupinou zainteresovaných nadšenců, kteří vše zvládnou nesmírnou motivací a stačí jim synchronizovat jejich aktivity na poradách a přes běžnou komunikaci, systém potřeba není. Jakmile ale agentura začně růst a do týmu přibírat další zaměstnance, zjišťuje, že toto řízení již nestačí. Začne chybovat, nedodržovat termíny, prodělávat na zakázkách, první klienti odejdou z důvodu nespokojenosti s kvalitou práce nebo díky nedodrženým termínům.
Agentura rozpoznává novou potřebu nastavit interní pravidla tak, aby každý člen rostoucího týmu věděl co, kdy a jak má dělat, aby bylo možné celý větší tým řídit a monitorovat, aby se nedělaly chyby díky nedostatečné komunikaci a aby se nezačalo prodělávat na zakázkách. Agentury, které nasazují systém AD-IN-ONE získávají pořádek a transparentnost v aktivitách zaměstnanců, číslech, dokumentech, a jistotu, že pravidla, které byla nastavena stoprocentně fungují a nejsou obcházena nebo opomíjena.
 
 

Zakázky a jejich řízení

Job schema
Zakázka je středobodem evidence v celém systému. Account manažer vytvoří rozpočet pro klienta a odešle ho ke schválení. Zakázka se otevírá v momentě, kdy klient oficiálně schválí její rozpočet. Account manažer vypisuje úkoly potřebné k realizaci zakázky, včetně jejich termínů. Traffic manažer následně vypsané úkoly přiřazuje jednotlivým výkonným pracovníkům a sleduje jejich plnění. Jednotliví výkonní pracovníci evidují k těmto úkolům odpracovaný čas, čímž vzniká na odpovídající zakázce úplný přehled odpracovaných hodin po jednotlivých pozicích a jménech. Produkční, kteří mají na starost výběr subdodavatelů, odesílají poptávky a shromažďují jednotlivé nabídky. Vše vždy ve vazbě na zakázku. Zodpovědný account manažer má tak možnost snadno kontrolovat jejich práci. Následně se vybranému subdodavateli odesílá schválená objednávka, opět s vazbou na zakázku. Příchozí subdodavatelské faktury a případné hotovostní výdaje jsou opět navazovány na odpovídající zakázku, čímž vzniká úplná evidence veškerých nákladů na zakázce. Account manažer po dokončení zakázky vystaví její vyúčtování (klientskou fakturu), která je sestavena podle typu smluvního ujednání buď v rozpočtovaných cenách nebo podle skutečně odpracovaných hodin. Veškeré výnosy, náklady i odpracované hodiny jsou aktuálně promítány do výsledovky zakázky. Zde si odpovědný Account manažer může snadno vyhodnocovat, jakým způsobem se skutečná realizace zakázky odchýlila od plánované a rozpočtované realizace.
 
 

Plánování agenturních kapacit, traffic management

Cooperation
Úkoly včetně termínů a připojených briefů a jiné zadávací dokumentace přicházejí traffic manažerovi, který je zodpovědný za jejich distribuci výkonným pracovníkům (kreativa, dtp, webmakeři, produkční atd.) na základě preferencí a jejich vytíženosti v čase. Traffic manažer má úplný přehled vytíženosti jednotlivých výkonných pracovníků, vidí jaké úkoly mají kdy naplánované a může snadno nově příchozí úkoly zadat správným osobám. Jednotliví výkonní pracovníci vidí ve svých kalendářích své úkoly a jejich termíny. Na úkolu je též možno spustit on-line diskusi v realizační skupině a s příslušnými account manažery. Každý tedy ví, co se od něj v jakých termínech požaduje, agentura ví, kdo a kdy má na čem pracovat, kdo je volný pro další úkoly, popřípadě kdo je dlouhodobě nevytížený.
Task
 
 

Timesheety a jejich vykazování, docházka

TimeSheet recorder
Výkonný pracovník eviduje stav dokončení přidělených úkolů a čas, který na těchto úkolech odpracoval. Takto vyplněný timesheet se okamžitě po jeho vyplnění promítá do příslušné zakázky. Obdobným způsobem může pracovník zaevidovat čas strávený na režijních záležitostech, jednáních s klienty, poradách atd. Timesheety je možné vykazovat jedním kliknutím přímo na úkoly nebo zakázky, čímž rozháníme noční můru všech kreativců.
Každý zaměstnanec agentury eviduje svoji pracovní dobu (příchody, odchody, home office, pracovní cesty, jednáni mimo agenturu). Pokud plánuje dovolenou, žádá si prostřednictvím systému o její schválení. Následně, po schválení dovolené nebo jiné pracovní nepřítomnosti je pro traffic manažery plánující úkoly v čase snadné vidět, že daný pracovník nebude přítomen a tedy není možno mu na období plánované nepřítomnosti plánovat práci. Stejným způsobem jsou evidovány nepřítomnosti z důvodu nemoci nebo jiných okolností.
 
 

Dokumenty

Veškeré firemní dokumenty vznikají v systému v přehledné struktuře, jsou dohledatelné podle autora, klienta, dodavatele, adresáta, typu nebo příslušnost ke konkrétní zakázce. Dokumenty, jejichž povaha to vyžaduje (objednávky, rozpočty, smlouvy atd) mohou podle konkrétního nastavení vyžadovat schválení odpovědnou osobou nebo více odpovědnými osobami. Tím je zajištěno, že žádný neoprávněný nebo juniorský pracovník nemůže odeslat závazný dokument mimo agenturu bez schválení příslušnou odpovědnou osobou. Každému dokumentu je též možno individálně nebo systémově nastavovat přístupová práva, čímž je zajištěno, že se důležité dokumenty v agentuře nemohou dostat k neoprávněným osobám.
Každý dokument si zároveň s sebou nese vazby na příslušnou zakázku, úkol nebo jiný logicky návazný dokument. Pomocí těchto vazeb lze následně otevírat příslušné dokumenty ze zakázek na jediný klik. V systému jsou přehledně uloženy šablony jednotlivých typových dokumentů, čímž je zaručeno, že veškeré nově vznikající dokumenty jsou vytvářeny ze správných a platných šablon.
 
 

Schvalování a oběh dokumentů

Dokumenty, jejichž povaha to vyžaduje, mohou dle požadovaného nastavení obíhat po agenturních zaměstnancích, kteří je podle svých kompetencí mohou schvalovat, připomínkovat, přeposílat dál, vracet na přepracování. Pro každý typový dokument je možno nastavit specifický diagram, podle kterého dokument postupuje agenturou. Pro různá stadia zpracování je možné zakázat možnost tisku nebo odeslání dokumentu, aby bylo zabezpečeno, že se v neschválené podobě nedostane do nepovolaných rukou. U každého obíhajícího dokumentu je zaznamenáno, jak s ním daný zaměstnanec naložil, po jaké době jej schválil, případně z jakého důvodu jej odmítl.
V případě nepřítomnosti zaměstnanců, na které je nasměrováno schvalování dokumentů je toto schvalování přesměrováno na vydefinované zástupce. Kompetence pro schvalování jsou též podmíněny výší nastavených schvalovacích finančních částek, pokud daný zaměstnanec nemá potřebnou schvalovací pravomoc, dokument přechází na schválením na jeho nadřízeného. Oběh dokumentů lze v systému nastavit pro mnoho typových dokumentů, ale samozřejmě i pro jiné datové záznamy jako jsou schválení nebo proplacení faktury, kreativního briefu, rozpočtu zakázky, žádanka o dovolenou, schválení zálohy z pokladny atd.
 
 

Evidence kontaktů

Adresář firemních kontaktů je velmi důležitou částí systému. Je k dispozici každému zaměstnanci agentury pro denodenní použití. K jednotlivým kontaktům v systému lze přiřadit připomenutí a upozornění, oblíbené je například sledování výročí narozenin u klientů zodpovědnými account manažery.
Jednotlivým vizitkám lze též snadno přiřazovat přístupová práva, takže se velmi důležité kontakty nedostanou do nepovolaných rukou. Zároveň je možné některé kontaktní údaje autorizovat odpovědnou osobou, tyto autorizované kontakty je možno použít jako fakturační údaje na vydaných i přijatých fakturách.
 
 

Kreativní knihovna

Kreativní pracovníci mají možnost snadno vyhledat kreativní podklady (obrázky, videa, animace, grafické komponenty, fonty, webové komponenty atd) k předchozím zakázkám daného klienta a po dokončení každé zakázky mají možnost snadno nově vzniklé kreativní komponenty zaarchivovat k dalšímu použití v budoucnu.

New business

Obchodníci zodpovědní za new businnes mají k dispozici databázi obchodních příležitostí, ve které mohou evidovat a sledovat jednotlivé obchodní příležitosti, tendry a dokumentovat komunikaci s potenciálními klienty. Zároveň jednotlivým obchodním příležitostem mohou vyčíslovat odhad finančního potenciálu a odhadovat pravděpodobnost úspěšného dokončení tohoto obchodního případu.
 
 

Finance a reporting

Management agentury, vlastníci a finanční oddělení získávají dokonalý přehled, kdy se z celkových (big picture) čísel na jediný klik mohou postupně ponořovat do libovolného detailu až k jednotlivým konkrétním nákladům a výnosům a k nim spárovaným dokladům a dokumentům. Vyhledání problematické zakázky a zobrazení veškerých jejích nákladových faktur, objednávek nebo výdajů z pokladny je dílem okamžiku. Osoby s náležitým oprávněním tedy nemusí nikoho žádat o dodání detailů nebo dokumentů a čekat na jejich dodání. Vše je dostupné on-line, okamžitě na kliknutí myši. Reportingové exporty a výsledovky pro management a vlastníky jsou dílem okamžiku.

Výsledovky v přehledu nebo libovolném detailu
Results in requested detail
Plánování a evidence interních nákladů agentury probíhá přes režijní budgety. Režijní budgety jsou strukturovány z manažerského pohledu, nikoliv z účetního. Lze tak například snadno sledovat na jednom místě výdaje, které spolu souvisejí z manažerského pohledu, z účetního pohledu jsou však zaúčtovávané zcela odlišně. Příkladem mohou být například osobní výdaje jednotlivých zaměstnanců, kdy například výdaje za pohonné hmoty, leasing auta, reprezentační výdaje, účty za mobilní telefon lze sledovat po jednotlivých pracovnících. Každy režijní budget má svůj roční nákladový plán v čase a je přehledně vidět jeho čerpání.

Evidence přijatých, vydaných faktur a pokladna zajišťuje, že jednotlivé faktury a výdajové doklady virtuálně obíhají dle schvalovacího procesu přes jednotlivé odpovědné osoby. Veškeré záznamy o jejich navázání na zakázku nebo režijní budget a následné schválení je evidováno. Žádná faktura se ve schvalovacím oběhu nemůže ztratit, je přehledně vidět u koho se právě nachází a jak dlouho se u koho zdržela. V sofistikovaných instalacích je též vidět jak a kdy byla faktura uhrazena a je možné označovat dodavatelské zakázkové faktury k úhradě až poté, co byly pokryty úhradou od klienta. V sofistikovaných instalacích je též možné sledovat komplexní finanční ukazatele, jako je WIP, Accruals, integrovat systém s platební bránou banky a účetním softwarem.

Sarbanes-Oxley Compliance. Náš systém pomáhá síťovým a velkým agenturám dosáhnout SOX complince v bodech, která se ho týkají, což jsou především procesní schvalování dokumentů, cerifikovaní dodavatelé, vazby faktur na objednávky, přístupová práva, logování změn a historie vybraných dokumentů, dohledatelnost kdo jaký dokument schválil a v jaké podobě atd. Pokud se Vás SOX Compliance týká, neváhejte se zeptat na podrobnosti.
 
 

Další obecné vlastnosti systému

Připomenutí a notifikace. V systému lze využít všemožná připomenutí a notifikace, která na základě splnění podmínek upozorňují jednotlivé uživatele na určité povinnosti. Příkladem mohou být připomenutí nadcházejících deadlinů u přidělených úkolů, připomenutí na schválení dokumentů v oběhu, notifikace na zakázky, jejichž výsledky nejsou v souladu s rozpočtem, připomenutí na zapsíní příchodu nebo odchodu v docházce, připomenutí na vyplnění timesheetů za předchozí den, ale i třeba připomenutí narozenin klienta pro jeho account managera.

Přizpůsobitelný vzhled. Mnoho agentur si chce zachovat sve Corporate Identity i v systému. Nastavení individuálního vzhledu je proto přirozeným a snadno splnitelným požadavkem.
Systém komunikuje Vaším jazykem. Systém je od základu multijazyčný. Nedostáváte specifickou jazykovou verzi, ale dostáváte plně multijazyčný systém, který na každého uživatele hovoří jeho rodným jazykem. Pokud tedy máte multijazyčný tým nebo kanceláře v několika zemích každý, kdo se do systému podívá, uvidí vše v jazyce, kterému rozumí. Navíc, pokud některé fráze nejsou obvyklé pro Vaše zvyklosti v agentuře, můžete si je snadno přizpůsobit na fráze na které jste zvyklí.

Vaše data v bezpečí. Extrémní důraz klademe na zabezpečení Vašich dat. Jsme si vědomi jejich důležitosti a proto je jejich zabezpečení odpočátku jednou z nejdůležitějších vlastností systému.
 
 

Jak probíhá implementace systému AD-IN-ONE?

Implementace systému AD-IN-ONE je jiná pro každou velikost agentury.
Menší agentura, která právě začala cítit první problémy růstu a potřebuje vše rychle zvládnout, chce obvykle velmi benevolentní, rychlé a nenáročné nastavení, protože se nechce zatím nechat svázat přísnějšími pravidly. Ve středně velké agentuře, která již má několik desítek zaměstnanců obvykle žádají středně sofistikované nastavení, vyžadují některé restrikce a nabývá zde na významu strukturované nastavení přístupových práv k různým informacím v systému. Ve velkých a síťových agenturách je nastavení obvykle nejsofistikovanější, na významu nabývají detailně popsané procesní oběhy dokumentů, sofistikované nastavení přístupových práv, reportingové funkce a důraz na specifické finanční ukazatele jako je WIP, Accurals, Intercompany atd. Výhodou systému je to, že roste a přizpůsobuje se spolu s velikostí agentury a její erudicí, podle potřeby se umí přizpůsobit a nevyhovující pravidla podle potřeby a zadání managementu buď změkčít nebo naopak zpřísnit.
U všech agentur, u kterých systém implementujeme nejprve procházíme připravený dotazník, ve kterém zjistíme potřeby agentury a z toho vyplývající rozsah implementace. Poté dochází k instalaci systému na základě informací zjištěných v dotazníku, následuje vyškolení týmu a go-live asistence, při které naši školitelé sekundují týmu agentury při zakládání prvních zakázek v prvním týdnu po rozběhu systému a zodpovídají případné dotazy. Následně je k dispoci naše suportní oddělení, které kdykoliv odpoví na dotazy nebo vyřeší případné nejasnosti.
Support. Systém se neustále vyvíjí. Sledujeme nejaktuálnější trendy a stále se učíme. I když je v systému zabudováno mnoho poznatků, které naši lidé řešili spolu s našimi agenturami, vždy se najde něco nového, o co náš systém můžeme obohatit. Vždy se však snažíme, aby systém nebyl pro uživatele příliš komplikovaný, byl ergonomický a bylo snadné zaučit nové uživatele. Agentury dostávají každoročně novou aktualizovanou verzi, ve které však zůstává platné jejich individuální nastavení.
Zaregistrujte se na živou prezentaci!
Zaregistrujte se na živou prezentaci!
jméno:
firma:
firemní email:
země:
vzkaz: